Łukasz Bąk

adwokat

Doradztwem prawnym zajmuję się od 2007 r. Jestem pełnomocnikiem w sprawach cywilnych i gospodarczych, opiniuję i piszę umowy, doradzam w bieżącej działalności firm, czasem także bywam obrońcą w procesach karnych.
[Więcej >>>]

Zgłoś problem w przetargu elektronicznym

Elektroniczne kopie dokumentów przetargowych

Łukasz Bąk05 grudnia 20184 komentarze

Jak przygotować elektroniczne kopie dokumentów przetargowych na potrzeby toczącego się postępowania w Nadleśnictwie?

Prędzej czy później zadasz sobie to pytanie, jeżeli zdecydowałeś się wziąć udział w przetargu prowadzonym za pośrednictwem Jozefiny.

O Jozefinie przeczytasz na portalu firmyleśne.pl.

Poruszane zagadnienie dotyczy dokumentów, które będziesz musiał dostarczyć zamawiającemu jeżeli Twoja oferta okaże się najkorzystniejsza. Mówimy zatem o zaświadczeniach z KRK, US, a także referencjach, czyli dowodach na to, że możesz ubiegać się o zamówienie oraz że spełniasz warunki udziału w przetargu.

W przypadku KRK nie powinno być problemu jeżeli przeczytasz ten wpis.

Przyjrzyjmy się jednak referencjom. Są one wydawane w formie papierowej. Nadleśnictwo dostarcza Ci kartkę, na której zapisuje informacje o należycie wykonanych usługach. Praktyka może się w przyszłości zmienić, ale na razie forma referencji jest tradycyjna.

Ty jednak będziesz musiał ten dokument dostarczyć do zamawiającego drogą elektroniczną. I tu pojawia się pytanie – jak to zrobić?

Na szczęście regulacje prawne, które zaczęły obowiązywać w tym roku rozwiązują ten problem. Rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w przetargach mówi jak powinny powstać elektroniczne kopie dokumentów przetargowych.

I tak:

po pierwsze: 

sporządzasz elektroniczną kopię dokumentu np. skanując go;

po drugie:

opatrujesz tę kopię swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis powoduje, że potwierdzasz kopię za zgodność z oryginałem, nadając jej tym samym odpowiedni walor wiarygodności.

***

{ 4 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Miłosz Styczeń 11, 2019 o 09:33

Chciałem dodać nieco do tematu patrząc od strony Zamawiającego – czyli Nadleśnictwa.

Mając nadzieję że ktoś z Wykonawców – ZULi przeczyta również ten komentarz, chciałem przestrzec przed poprawnym wypełnianiem formularzy z miniPortalu czy ePUAP.
Jesteśmy już po trzech otwarciach ofert drogą elektroniczną z deszyfrowaniem ofert z miniPortalu.
Przy każdym przetargu trafił się przypadek, że ktoś „źle sobie klikną” dodając załączniki do formularza. Dwa przypadki dotyczyły oferty – Wykonawca przygotował poprawnie ofertę, podpisał, zaszyfrował po czym w pierwszym przypadku wysłał inny plik z komputera o podobnej nazwie, a w drugiej sytuacji wykonawca wysłał same pliki podpisów elektronicznych (XAdES).
Trzeci przypadek dotyczył Pisma Ogólnego z ePUAP gdzie wykonawca składając dokumenty na żądanie również wysyłał same podpisy elektroniczne, bez plików pdf.

Wiem że wszystko to jest spowodowane wejściem w życie czegoś nowego, ale przepisy są jednoznaczne i w takich przypadkach o ile wykonawca się nie spostrzeże w porę i nie poprawi oferty wysyłając jeszcze raz, to jego oferta nie będzie uznana.

Są dwa sposoby aby się przestrzec przed w/w zdarzeniem.
Po pierwsze dobrze opisujmy pliki po zaszyfrowaniu spakowanej oferty do zip. Dobrą praktyką będzie nadanie pliku zaszyfrowanego nowej nazwy, np.: Oferta_”nazwiskowykonawcy”_”numer_sprawy”_zaszyfrowana.zip
Po drugie po wysłaniu formularza ofertowego można wejść na skrzynkę ePUAP – wysłane – pobrać załącznik z wysłanego formularza i sprawdzić ile zajmuje KB, po czym porównać ze spakowanym zip-em odpowiednich dokumentów na komputerze.

Pozdrawiam wszystkich serdecznie.

Odpowiedz

Łukasz Bąk Styczeń 11, 2019 o 11:13

Panie Miłoszu

W pierwszej kolejności dziękuję za wpis. Jest dowodem na to, że blog znajduję czytelników także po stronie zamawiających. Bardzo się cieszę, tym bardziej że Pańskie uwagi są niezwykle cenne.

Do sposobów na uniknięcie pomyłek dodałbym jeszcze dwa:
Po trzecie: nie przygotowujmy dokumentów na ostatnią chwilę. W ostatnich tygodniach spotkałem się z wieloma sytuacjami, w których pośpiech pozbawił ZULi szansy na wygranie przetargu.
Po czwarte: wybierajmy taką formę podpisu elektronicznego, aby podpis „zapisał się” w tym pierwotnym pliku. Nie wiem, czy np. Szafir taką możliwość daje, ale Adobe na pewno tak.
Co Pan na to?

Odpowiedz

Miłosz Styczeń 11, 2019 o 12:52

Na pewno używanie pliku PDF z zapisanym podpisem w pliku będzie najbezpieczniejszą opcją.
Szafir ma taką możliwość wchodząc w konfigurację należy zaznaczyć podpis CAdES (nie XAdES) oraz „Zapisz podpisywane dane razem z podpisem”.
Ponadto można utworzyć nadruk swojego podpisu przez opcję „Dodaj graficzny symbol podpisu” (PadES). Dokumenty w ten sposób opatrzone nabierają większej wiarygodności – zwłaszcza gdy zaistnieje wydrukowania w/w dokumentów.

Z uwagi na większe obycie z prowadzeniem dokumentacji Zamawiających, zachęcam wszystkich do kontaktu w sprawach technicznych. Przeważnie obu stronom równoważnie zależy na podpisaniu umowy, zwłaszcza w obecnych czasach gdzie zaczyna brakować rąk do pracy w lesie.

Odpowiedz

Łukasz Bąk Styczeń 11, 2019 o 14:26

Pani Miłoszu
Nie znałem tych możliwości Szafira, więc chętnie skorzystam z Pańskich wskazówek.
Bardzo dziękuję.

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Łukasz Bąk Kancelaria Adwokacka Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Łukasz Bąk Kancelaria Adwokacka z siedzibą w Warszawie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem lukasz.bak@jaskot-bak.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: