Gdy opadnie kurz po przetargu, ZUL przystępuje do realizacji zamówienia.  Jak wynika z moich doświadczeń, odtąd kary umowne są jednym z istotniejszych problemów, które pojawiają się przy wykonywaniu umowy zawartej z Nadleśnictwem.

Wzory umów stosowane w Lasach Państwowych zawierają obszerny katalog kar. Można się spierać, czy lista nie powinna być nieco krótsza, kary umowne jako środek dyscyplinujący wykonawcę wpisują się jednak w istotę relacji pomiędzy zamawiającym i wykonawcą.

W ubiegłym miesiącu Urząd Zamówień Publicznych opublikował „Raport dotyczący stosowania kar umownych w zamówieniach publicznych”. Dokument ma charakter raczej statystyczny, więc tylko tytułem ciekawostki przytaczam fragment ze wstępu tego opracowania:

„(…) bardzo ważne jest wyważenie interesów obu stron stosunku zobowiązaniowego (…). Z jednej strony zamawiający (…) powinni tak kształtować postanowienia umowne dotyczące tego zagadnienia, aby odpowiednio zabezpieczyć interes publiczny (…). Z drugiej zaś strony powinność zamawiających do należytego zabezpieczenia interesu publicznego nie może prowadzić do przerzucenia na wykonawców odpowiedzialności za zdarzenia, które pozostają poza ich kontrolą (…).”

Tyle teorii. W praktyce temat kar umownych bywa bardziej problematyczny. Wynika to przede wszystkim z prawa Nadleśnictwa do ich potrącenia z należnego ZUL-owi wynagrodzenia. Innymi słowy, obciążenie karą automatycznie przerzuca na firmę leśną ciężar starań o uzyskanie całej, należnej zapłaty. O wiele łatwiej jest zamawiającemu najpierw potrącić karę, a potem ewentualnie bronić jej zasadności.

Kiedy więc okazuje się, że faktura nie została przez Nadleśnictwo opłacona w całości, zadajesz sobie pytanie

Czy mam szansę odzyskać pieniądze?

Oto kilka wskazówek, jak te szanse zwiększyć:

Zamieszczaj wzmianki na zleceniach

Zgodnie z postanowieniami umów stosowanych w Lasach Państwowych, nie możesz odmówić przyjęcia zlecenia. Sensem takiego zapisu jest gwarancja Nadleśnictwa, że zlecone prace zostaną wykonane. Może się jednak zdarzyć sytuacja, w której już w chwili odbioru zlecenia wiesz, że będzie z nim problem. Skorzystaj wtedy z powszechnie stosowanego formularza zleceń. W jego dolnej części znajduje się miejsce na „inne uzgodnienia”. Napisz tam to, co uważasz za kłopot. Nawet jeżeli leśniczy nie będzie akceptował Twoich uwag, niech zostaną utrwalone na piśmie.

Pisz pisma

Generalna zasada pisemności powinna mieć zastosowanie do wszystkich spornych kwestii pomiędzy Tobą i Nadleśnictwem. Jest wiele ustnych uzgodnień, które podejmujesz z pracownikami zamawiającego. Jeżeli jednak masz do czynienia z problematycznym zagadnieniem i dostrzegasz po stronie Nadleśnictwa niechęć do jego rozwiązania po Twojej myśli (np. upór w realizacji zlecenia pomimo niesprzyjających warunków atmosferycznych), formułuj własne oczekiwania i żądania w korespondencji. W ten sposób zyskasz dowód, że wtedy, kiedy występowały problemy, Ty o nich lojalnie informowałeś.

Dokumentuj warunki niesprzyjające pracom

Nie możesz zostać obciążony karą umowną, jeżeli opóźniasz się w pracy z powodów od Ciebie niezależnych, takich jak np. skrajne warunki przyrodnicze. Jeżeli zatem widzisz, że nie będziesz w stanie sprostać terminom określonym w zleceniu, dokumentuj ten fakt w korespondencji kierowanej do zamawiającego. Mogą to być na przykład wnioski o zmiany dat zakończenia prac. Z takich pismo powinno dokładnie wynikać, dlaczego nie zrealizujesz lub nie zrealizowałeś usług w dacie wynikającej ze zlecenia. Na własne potrzeby sporządzaj dokumentację zdjęciową a także filmy. Namów własnych pracowników, aby sporządzili notatki, w których w skrócie opiszą sytuację „na gruncie”. Wszystkie te dane będą w przyszłości stanowić dowody, dlaczego nie wykonałeś pracy wtedy, kiedy miałeś ją wykonać.

Domagaj się pisemnych modyfikacji zleceń

Zdarzają się sytuację, w których leśniczy kieruje zakład usług leśnych w miejsce inne, niż wynikające ze zlecenia. Nie odbieram pracowników lasów prawa do elastycznego reagowania na aktualne potrzeby. Taka sytuacja powinna jednak mieć miejsce gdy: (i) nie jest praktyką nadmiernie uciążliwą, dezorganizującą pracę ZUL-a; (ii) znajduje odzwierciedlenie w pisemnych modyfikacjach zleceń.

Niestety, spotkałem się z przypadkami, w których ustne dyspozycje leśniczego spowodowały naliczenie kar umownych za opóźnienie w pracach, z których ZUL zrezygnował na wyraźnie życzenie pracownika Nadleśnictwa.

Archiwizuj dokumenty w sposób uporządkowany

To może zabrzmieć banalnie, ale niestety nie wszyscy skwapliwie przechowują dokumenty związane z realizacją umowy z Nadleśnictwem. Aby mówić o jakichkolwiek szansach odzyskania nienależnej kary, trzeba być wyposażonym w odpowiednią dokumentację. Zlecenia i protokoły odbioru robót to podstawa, bowiem dają one możliwość analizy i oceny, czy i w jakim zakresie zwrot kar jest godny starań.

W sprawie, o której pisałem tutaj, wygrana była możliwa m.in. dzięki takim właśnie aktom przezorności ZUL-a.

Podobne artykuły

• Rozwiązanie umowy o zamówienie jako akt desperacji
• Kary umowne w epidemii
• Kary umowne od zamawiającego i etyka adwokacka
• Kara za niezgłoszonego pracownika
• Tarcza 4.0 – zakaz potrącania kar umownych