Dokumentacja przetargowa, co oczywiste, jest przygotowywana przez zamawiających. I ci właśnie zamawiający powinni tak ją udostępniać, aby maksymalnie ułatwiać wypełnianie właściwych formularzy z minimalnym ryzykiem błędów.
Mowa w szczególności o kosztorysach, to bowiem kilkustronicowe tabele, w których o pomyłkę nie trudno. Błędy nie tylko szkodzą oferentom, ale także pracownikom Nadleśnictw, bo utrudniają im pracę i szybkie wyłonienie wykonawców.
Skrajna sytuacja to taka, w której wykonawcy otrzymują kosztorys ofertowy w formacie pdf.
Powiedzmy sobie szczerze – w dzisiejszych czasach to model absolutnie nie do zaakceptowania. Wymusza bowiem odręczne wypełnianie rybryk. Możliwe jest oczywiście wykorzystanie darmowych aplikacji do konwersji, ale nie ma gwarancji, że przy zamianie formatu nie dojdzie do jakiegoś błędu. Tak czy owak, plik po konwersji trzeba sprawdzić komórka po komórce.
Widziałem przetargi, w których tuż po ogłoszeniu wykonawcy występowali o udostępnienie dokumentów edytowalnych zamiast przekazanych wzorów pdf. Nie dziwię się.
Excel
Spójrzmy teraz na drugą stronę medalu – kosztorysy w tabelach excel. Wszystko byłoby z nimi fajnie, gdyby spełniały takie warunki:
- Warunek pierwszy: pliki zawierają dane w formie liczbowej. Excel potrafi odczytać cyfry jako tekst, co oznacza, że próba przemnożenia komórek nie powiedzie się. W ostatnich dniach łamałem sobie pióro (a raczej palce i to z pomocą Żony – specjalistki od excela) nad zmianą formatu liczb podanych w kosztorysach.
- Warunek drugi: pliki zawierają gotowe formuły liczące. Nadleśnictwa powinny udostępniać kosztorysy, w których, po wstawieniu ceny jednostkowej, wysokość podatku VAT oraz sumy łączne przeliczają się samodzielnie. To naprawdę nie wymaga wiedzy eksperckiej, aby formuły liczące na gotowo wprowadzić do plików.
- Warunek trzeci: pliki zawierają blokadę edycji komórek, których nie musi uzupełniać ZUL. Chodzi o to, aby oferent nie mógł dokonać zmian w jakiejkolwiek komórce oprócz tej, którą musi wypełnić. Możliwość edycji powinna zatem dotyczyć tylko pola do danych firmowych oraz cen jednostkowych netto. Reszta powinna policzyć się sama. Obawiam się, że zamawiający, po otrzymaniu ofert, zliczają komórki „na piechotę”, czyli używają kalkulatora do korygowania plików, które pierwotnie mają formę arkusza kalkulacyjnego. To czysty absurd!
Gdyby zastować powyższe zasady, to:
- wykonawca miałby mniej pracy w wypełnianiu arkuszy;
- wykonawca nie popełniałby błędów, czasem nawet dyskwalifikujących ofertę (np. omyłkowe usunięcie jednego wiersza z tabeli);
- zamawiający miałby mniej pracy w sprawdzaniu arkuszy;
- nie wchodziłyby w grę żadne poprawki oczywistych omyłek rachunkowych, a odrzucenia z powodu złożenia nieprawidłowej oferty nie miałyby miejca.
Zachęcam zamawiających do tych zmian. Wszyscy na nich zyskają.
***
{ 1 komentarz… przeczytaj go poniżej albo dodaj swój }
Prawda jest taka, że teraz dobra znajomość Excela to podstawa 😉