Nie brałem nigdy udziału w zebraniu wykonawców organizowanym przez Nadleśnictwo w związku z ogłoszonym przetargiem na usługi leśne. Może kiedyś będzie okazja…
Jeżeli Ty zostałeś zaproszony na takie spotkanie, pamiętaj o kilku kwestiach.
Po pierwsze – przede wszystkim weź udział w takim zebraniu. Stracisz niewiele czasu, a zyskać możesz bezcenną wiedzę o przetargu, w którym zamierzasz wystartować oraz o umowie, którą może przyjdzie Ci wykonywać.
Po drugie – spotkanie to okazja do wyjaśnienia wątpliwych zapisów SIWZ. Przygotuj się do zebrania czytając wcześniej specyfikację. Odnotuj sobie te klauzule, które są niejasne oraz sprecyzuj własne wątpliwości.
Pytania do SIWZ
Po trzecie – jeżeli masz pytania dotyczące istotnych kwestii, upewnij się, że w odpowiedni sposób je zadasz, tak aby uzyskana odpowiedź odnosiła się do sedna sprawy.
Po czwarte – czasem to sami przedstawiciele zamawiającego robią na zebraniu notatki, a potem publikują pisemną odpowiedź. Jeżeli masz wątpliwość, czy zostaniesz należycie zrozumiany, a Twoje pytanie odpowiednio zanotowane, złóż pisemny wniosek o wyjaśnienie. Powołaj się przy tym na art. 38 ust. 1 prawa zamówień publicznych, bowiem to ten przepis daje Ci prawo żądania udzielenia wyjaśnień. Z samym przepisem, a także całą ustawą, możesz zapoznać się tutaj.
Zadając pytania mobilizujesz zamawiającego do tego, aby traktował Cię jako poważnego, zaangażowanego w swój biznes partnera. Zmuszasz także w ten sposób Nadleśnictwo do ponownego pochylenia się nad dokumentacją przetargową i jednoznacznego przesądzenia niejasności wynikających z tej dokumentacji.
Odpowiedź Nadleśnictwa
Po piąte – oczekuj pisemnej odpowiedzi. Kiedy zostanie opublikowana, sprawdź czy zawiera odniesienie do wskazywanych przez Ciebie problematycznych kwestii. Zachowaj sobie ten dokument, może Ci się przydać do przygotowania oferty, a potem na etapie świadczenia usług. Takie pismo stanowi oficjalną wykładnię zamawiającego, z której w przyszłości będzie mu trudno się wycofać (jeżeli to w ogóle możliwe).
Powodzenia na zebraniu!