Doradztwem prawnym zajmuję się od 2007 r. Jestem pełnomocnikiem w sprawach cywilnych i gospodarczych, opiniuję i piszę umowy, doradzam w bieżącej działalności firm, czasem także bywam obrońcą w procesach karnych. [Więcej >>>]
Tę datę proszę wpisać do wszystkich kalendarzy firm leśnych. Jest to dzień przełomowy dla przetargów w Nadleśnictwach, bowiem wtedy wchodzi w życie wielki projekt pod nazwą „elektronizacja zamówień publicznych”. Wszystkie postępowania ogłaszane po 18 października 2018r. będą prowadzone tylko w formie elektronicznej, o czym wspominałem pod koniec marca. W ten sposób skończy się wreszcie era wydruków o grubości całych ryz papieru, zawierających JEDZ-e wszystkich konsorcjantów :). O takich przedsięwzięciach, nadwyrężających możliwości drukarek, opowiadali mi liderzy niejednego konsorcjum.
Elektronizacja zamówień publicznych w Lasach Państwowych
Lasy Państwowe, jako organizacja stosująca p.z.p., musi sprostać temu wyzwaniu. Podstawową kwestią jest zorganizowanie platformy porozumiewania się wykonawców z zamawiającymi. Chodzi o to, abyś miał możliwość złożenia elektronicznej oferty w sposób gwarantujący „równość broni” Twojej i Twoich konkurentów, zapoznania się z ofertami innych wykonawców, uzyskania informacji z otwarcia ofert oraz o wynikach przetargu.
Nie wystarczy wysłanie zeskanowanych dokumentów e-mailem!
O ile mi wiadomo, przygotowanie takiego narzędzia (portalu) przez Lasy Państwowe, dającego możliwość efektownego wdrożenia elektronizacji zamówień publicznych na usługi leśne jest jednak nomen omen daleko w lesie :).
Wygląda na to, że na ratunek przychodzi Urząd Zamówień Publiczny.
Urząd nie ma obowiązku zapewnienia platformy elektronicznych przetargów dla wszystkich zamawiających. Instytucja zapewne jednak zorientowała się, że organy państwowe mogą nie zdążyć z przygotowaniami.
Jak głosi komunikat na stronie internetowej Urzędu, „miniportal e-zamówień” będzie narzędziem ogólnodostępnym (dla wszystkich zamawiających), bezpłatnym, szczególnie przydatnym dla tych podmiotów, które dotychczas takich narzędzi sobie nie zapewniły. Wersja testowa ma powstać w sierpniu, a od 1 października będą mogli z niej korzystać wszyscy zamawiający. Z okazji z pewnością skorzystają także Lasy Państwowe.
Czekamy zatem na pierwszą możliwość przetestowania elektronizacji zamówień publicznych w praktyce.
Ponieważ w końcu miałem możliwość zapoznania się z pisemnymi motywami rozstrzygnięcia, chciałem podzielić się z Tobą kilkoma najistotniejszym fragmentami.
***
KIO stwierdziła, że referencje z Nadleśnictwa nie służą potwierdzeniu spełnienia przez wykonawcę warunku udziału w postępowaniu. Celem takiego dokumentu jest wyłącznie potwierdzenie należytego wykonania wcześniejszego zamówienia, tj. jakości realizowanych w przeszłości usług.
***
Referencje z Nadleśnictwa nie są wystawiane na potrzeby konkretnego postępowania i mają charakter ogólny. Innymi słowy, nie muszą być dokładnie takie (co do słowa), jak warunek udziału w postępowaniu opisany w SIWZ.
***
Referencje z Nadleśnictwa nie są dokumentem pochodzącym od samego wykonawcy. Na ich szczegółową treść, która skądinąd nie wynika z przepisów prawa, ZUL nie ma wpływu. Nie sposób zatem wymagać, aby miały one określony kształt, czy potwierdzały fakty inne niż należyte wykonanie usług.
***
Spełnienie warunku udziału w postępowaniu, w tym wypadku posiadania odpowiedniego przerobu, potwierdza sam wykonawca. ZUL składa w tym zakresie stosowne oświadczenie (wykaz). Wykaz może mieć szerszy zakres niż treść referencji z Nadleśnictwa.
***
Kwestionowanie referencji z Nadleśnictwa może mieć ewentualnie miejsce w sytuacji sprzeczności ich treści z treścią wykazu sporządzonego przez wykonawcę.
Wnioski:
Wszystkie powyższe stwierdzenia mają bardzo uniwersalny charakter i oznaczają, że nie musisz martwić się o absolutną zgodność referencji z treścią SIWZ. Ważne, aby wynikało z nich to, że dotychczas prawidłowo wykonywałeś usługi leśne.
Jeden z czytelników bloga zapytał mnie za pośrednictwem formularza kontaktowego, jaki jest termin na zwrot wadium w sytuacji, w której jego oferta została odrzucona.
Próbowałem udzielić odpowiedzi bezpośrednio pocztą elektroniczną, ale pytający chyba omyłkowo wskazał nieprawidłowy adres e-mail. Odpowiadam zatem „publicznie”.
Zwrot wadium musi nastąpić niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty. Jeżeli zatem wybór ten miał już miejsce, to ZUL, którego oferta tak czy owak nie była brana pod uwagę z powodu jej odrzucenia, może oczekiwać natychmiastowego oddania zabezpieczenia.
W sytuacji, w której było ono złożone w gotówce, czas oczekiwania powinien ograniczyć się do prostej czynności jaką jest wykonanie przez Nadleśnictwo zwrotnego przelewu.
Jeżeli pomimo spełnienia powyższych warunków, Twoja cierpliwość jest narażona na szwank, radzę skierować do zamawiającego wezwanie do zapłaty.
Gdy opadnie kurz po przetargu, ZUL przystępuje do realizacji zamówienia. Jak wynika z moich doświadczeń, odtąd kary umowne są jednym z istotniejszych problemów, które pojawiają się przy wykonywaniu umowy zawartej z Nadleśnictwem.
Wzory umów stosowane w Lasach Państwowych zawierają obszerny katalog kar. Można się spierać, czy lista nie powinna być nieco krótsza, kary umowne jako środek dyscyplinujący wykonawcę wpisują się jednak w istotę relacji pomiędzy zamawiającym i wykonawcą.
„(…) bardzo ważne jest wyważenie interesów obu stron stosunku zobowiązaniowego (…). Z jednej strony zamawiający (…) powinni tak kształtować postanowienia umowne dotyczące tego zagadnienia, aby odpowiednio zabezpieczyć interes publiczny (…). Z drugiej zaś strony powinność zamawiających do należytego zabezpieczenia interesu publicznego nie może prowadzić do przerzucenia na wykonawców odpowiedzialności za zdarzenia, które pozostają poza ich kontrolą (…).”
Tyle teorii. W praktyce temat kar umownych bywa bardziej problematyczny. Wynika to przede wszystkim z prawa Nadleśnictwa do ich potrącenia z należnego ZUL-owi wynagrodzenia. Innymi słowy, obciążenie karą automatycznie przerzuca na firmę leśną ciężar starań o uzyskanie całej, należnej zapłaty. O wiele łatwiej jest zamawiającemu najpierw potrącić karę, a potem ewentualnie bronić jej zasadności.
Kiedy więc okazuje się, że faktura nie została przez Nadleśnictwo opłacona w całości, zadajesz sobie pytanie
Czy mam szansę odzyskać pieniądze?
Oto kilka wskazówek, jak te szanse zwiększyć:
Zamieszczaj wzmianki na zleceniach
Zgodnie z postanowieniami umów stosowanych w Lasach Państwowych, nie możesz odmówić przyjęcia zlecenia. Sensem takiego zapisu jest gwarancja Nadleśnictwa, że zlecone prace zostaną wykonane. Może się jednak zdarzyć sytuacja, w której już w chwili odbioru zlecenia wiesz, że będzie z nim problem. Skorzystaj wtedy z powszechnie stosowanego formularza zleceń. W jego dolnej części znajduje się miejsce na „inne uzgodnienia”. Napisz tam to, co uważasz za kłopot. Nawet jeżeli leśniczy nie będzie akceptował Twoich uwag, niech zostaną utrwalone na piśmie.
Pisz pisma
Generalna zasada pisemności powinna mieć zastosowanie do wszystkich spornych kwestii pomiędzy Tobą i Nadleśnictwem. Jest wiele ustnych uzgodnień, które podejmujesz z pracownikami zamawiającego. Jeżeli jednak masz do czynienia z problematycznym zagadnieniem i dostrzegasz po stronie Nadleśnictwa niechęć do jego rozwiązania po Twojej myśli (np. upór w realizacji zlecenia pomimo niesprzyjających warunków atmosferycznych), formułuj własne oczekiwania i żądania w korespondencji. W ten sposób zyskasz dowód, że wtedy, kiedy występowały problemy, Ty o nich lojalnie informowałeś.
Dokumentuj warunki niesprzyjające pracom
Nie możesz zostać obciążony karą umowną, jeżeli opóźniasz się w pracy z powodów od Ciebie niezależnych, takich jak np. skrajne warunki przyrodnicze. Jeżeli zatem widzisz, że nie będziesz w stanie sprostać terminom określonym w zleceniu, dokumentuj ten fakt w korespondencji kierowanej do zamawiającego. Mogą to być na przykład wnioski o zmiany dat zakończenia prac. Z takich pismo powinno dokładnie wynikać, dlaczego nie zrealizujesz lub nie zrealizowałeś usług w dacie wynikającej ze zlecenia. Na własne potrzeby sporządzaj dokumentację zdjęciową a także filmy. Namów własnych pracowników, aby sporządzili notatki, w których w skrócie opiszą sytuację „na gruncie”. Wszystkie te dane będą w przyszłości stanowić dowody, dlaczego nie wykonałeś pracy wtedy, kiedy miałeś ją wykonać.
Domagaj się pisemnych modyfikacji zleceń
Zdarzają się sytuację, w których leśniczy kieruje zakład usług leśnych w miejsce inne, niż wynikające ze zlecenia. Nie odbieram pracowników lasów prawa do elastycznego reagowania na aktualne potrzeby. Taka sytuacja powinna jednak mieć miejsce gdy: (i) nie jest praktyką nadmiernie uciążliwą, dezorganizującą pracę ZUL-a; (ii) znajduje odzwierciedlenie w pisemnych modyfikacjach zleceń.
Niestety, spotkałem się z przypadkami, w których ustne dyspozycje leśniczego spowodowały naliczenie kar umownych za opóźnienie w pracach, z których ZUL zrezygnował na wyraźnie życzenie pracownika Nadleśnictwa.
Archiwizuj dokumenty w sposób uporządkowany
To może zabrzmieć banalnie, ale niestety nie wszyscy skwapliwie przechowują dokumenty związane z realizacją umowy z Nadleśnictwem. Aby mówić o jakichkolwiek szansach odzyskania nienależnej kary, trzeba być wyposażonym w odpowiednią dokumentację. Zlecenia i protokoły odbioru robót to podstawa, bowiem dają one możliwość analizy i oceny, czy i w jakim zakresie zwrot kar jest godny starań.
W sprawie, o której pisałem tutaj, wygrana była możliwa m.in. dzięki takim właśnie aktom przezorności ZUL-a.
W tym wpisie dwa słowa w temacie przystępowania do sprawy w KIO po stronie Nadleśnictwa, o którym wspominałem już tutaj.
Przystąpienie polega na tym, że jeżeli wygrałeś przetarg, a Twój konkurent odwołuje się od decyzji Nadleśnictwa, możesz w sprawie przed KIO stanąć po stronie zamawiającego, walcząc tym samym o własny kontrakt. Przystąpienie daje możliwość stawiennictwa na rozprawie i osobistej polemiki z argumentami strony odwołującej.
Inspiracją do zamieszenia wpisu w kwestii przystąpienia jest moje wrażenie, że po stronie firm leśnych istnieje pewna obawa lub niechęć co do skorzystania z prawa do przystąpienia. Powoduje to niedostateczną moim zdaniem popularność tej instytucji.
Niektórzy przedsiębiorcy decyzję w zakresie przystąpienia podejmują w oparciu o rekomendacje samego Nadleśnictwa. Innymi słowy, kiedy zamawiający namawia do przystąpienia – ZUL składa pismo, jeżeli Nadleśnictwo takich sugestii nie ma, albo wręcz odradza – wtedy ZUL biernie czeka na wyrok KIO. U źródła takiego postępowania jest zapewne przekonanie, że decyzje podejmowane przez Nadleśnictwo w postępowaniu przetargowym są po prostu słuszne i prawidłowe.
Nic bardziej mylnego!
Rezygnacja z przystąpienia to większe ryzyko przegranej!
Wiara w to, że Nadleśnictwo zawsze skutecznie obroni się samo może okazać się złudna. Przykładowych powodów jest kilka:
Zaskarżona decyzja ma pewne defekty prawne, wymagające aktywnej i twórczej obrony. Im więcej głów i osób do jej przemyślenia, tym lepiej.
Nadleśnictwo, mimo, że korzysta z pomocy profesjonalnego prawnika, nie dostrzeże wszystkich argumentów wspierających własne rozstrzygnięcie. Po prostu nikt nie jest doskonały, a my prawnicy najlepiej wiemy, że tam gdzie są 3 racje „za”, znajdą się zawsze i 3 racje „przeciw”.
Nadleśnictwo zaniedba lub zignoruje należyte przygotowanie do rozprawy, pozostając w przekonaniu, że jego decyzja przetargowa sama się obroni.
Wreszcie sam odwołujący będzie na tyle dobrze przygotowany do rozprawy, że rozłoży zamawiającego na przysłowiowe „łopatki”.
Na tym polega piękno stosowania prawa, że życie jest o wiele bogatsze niż kodeksowa treść. Dlatego właśnie prawnicy nigdy nie dają, a raczej nie powinni dawać klientom gwarancji sukcesu. Adwokat czy radca prawny wie, że zawsze jest choćby minimalne ryzyko przegranej.
Wychodząc z takiego przekonania należy dojść do wniosku, że jeżeli zależy Ci na zamówieniu publicznym, powinieneś walczyć o nie do samego końca. Decyzję o przystąpieniu do sprawy przed KIO podejmuj samodzielnie, bez sugerowania się radami zamawiającego.
***
Ponieważ na wiosenną galerię Żony wciąż oczekuję, jeszcze coś z zimowej edycji:
Doradztwem prawnym zajmuję się od 2007 r. Jestem pełnomocnikiem w sprawach cywilnych i gospodarczych, opiniuję i piszę umowy, doradzam w bieżącej działalności firm, czasem także bywam obrońcą w procesach karnych. [Więcej >>>]
Szukaj na blogu
========Pobierz Wzór========= === ODROCZENIE BADAŃ UDT ===
